Microsoft fait évoluer Copilot dans SharePoint vers un outil qui ne se contente pas de répondre aux questions, mais aide également à créer des documents, à lancer des processus récurrents et à exploiter les connaissances de l’entreprise de manière plus structurée.
Copilot dans SharePoint se rapproche de l’automatisation quotidienne du travail sur les contenus
Depuis des années, SharePoint est l’un des principaux emplacements de stockage des documents, procédures, listes, pages et ressources de connaissances de l’entreprise. Avec l’évolution de Microsoft 365 Copilot, son rôle commence toutefois à changer. Il ne s’agit plus seulement d’un référentiel de fichiers, mais de plus en plus d’un espace dans lequel l’intelligence artificielle aide les utilisateurs à trouver plus rapidement des informations, à créer des contenus, à synthétiser des documents et à effectuer des tâches récurrentes.
Les dernières annonces de Microsoft concernant Copilot dans SharePoint indiquent clairement la direction prise : l’entreprise veut permettre aux utilisateurs de créer leurs propres compétences, de les utiliser dans différents environnements de travail et d’en mesurer la qualité avant un déploiement plus large. Pour les organisations, cela permet de standardiser le travail sur les documents et les connaissances sans devoir développer des solutions complexes à partir de zéro.
Que sont les compétences personnelles dans Copilot pour SharePoint ?
Les compétences dans Copilot dans SharePoint sont des instructions enregistrées ou des ensembles d’étapes qui aident Copilot à exécuter des tâches récurrentes de manière plus prévisible. Elles peuvent par exemple couvrir la création de synthèses de documents, la préparation de rapports selon un modèle défini, l’analyse de contenus afin d’identifier les risques ou l’organisation des contenus selon les standards de l’entreprise.
La nouveauté réside dans les compétences personnelles, qui ne sont pas associées à un seul site SharePoint. L’utilisateur peut créer une compétence une seule fois, puis l’utiliser sur différents sites SharePoint et dans OneDrive. Sa propre méthode de travail, son format de document privilégié ou le standard de communication de l’entreprise peuvent ainsi « suivre » l’utilisateur là où se trouvent les contenus nécessaires.
Pourquoi est-ce important pour les entreprises ?
Dans de nombreuses organisations, le principal défi n’est plus le manque d’outils, mais le manque de cohérence. Un même type de document peut être préparé de plusieurs façons, les rapports diffèrent par leur structure et les connaissances liées aux projets sont dispersées entre bibliothèques, équipes et dossiers. Les compétences personnelles peuvent contribuer à réduire cette incohérence, car elles permettent de formaliser une méthode éprouvée et de la réutiliser.
Pour les services marketing, commerciaux, RH, financiers, juridiques ou opérationnels, cela se traduit par une utilisation plus concrète de l’IA. Au lieu de rédiger à chaque fois un prompt détaillé, l’utilisateur peut lancer une compétence préparée à l’avance, qui sait à quoi doit ressembler le résultat : note de synthèse pour la direction, compte rendu de réunion, analyse d’offre, description de produit, checklist de conformité ou projet de communication destiné aux clients.
Exemples d’utilisation de Copilot dans SharePoint
- Note de synthèse pour la direction : création automatique d’une synthèse concise d’un long document avec les principales décisions, les risques et les prochaines étapes.
- Revue des contenus marketing : analyse des contenus au regard des directives de la marque, du langage orienté bénéfices et de la cohérence de la communication.
- Rapport de projet : préparation d’un état d’avancement récurrent du projet, avec des informations sur les progrès, les blocages, les responsables des tâches et les échéances.
- Analyse de documents juridiques : identification des risques potentiels, des éléments manquants ou des sections nécessitant une vérification complémentaire.
- Organisation des connaissances : création de synthèses, de checklists et de réponses aux questions à partir de documents stockés dans SharePoint.
Évaluation de la qualité des compétences : une étape vers une IA plus fiable
L’une des nouveautés les plus intéressantes est la possibilité d’améliorer les compétences à l’aide de tests, de critères d’évaluation et de changements mesurables. En pratique, les organisations peuvent ainsi vérifier si une compétence génère réellement de meilleurs résultats avant de la déployer plus largement au sein d’une équipe ou d’un service.
Cela est particulièrement important dans les domaines où la précision est essentielle : conformité, juridique, communication externe, analyse des offres, service client ou reporting de gestion. L’IA peut accélérer le travail, mais seule l’association de l’automatisation et de l’évaluation de la qualité donne aux entreprises un meilleur contrôle sur la manière dont sont produits les contenus et les éléments d’aide à la décision.
Qu’est-ce que cela implique pour l’IT et les administrateurs ?
Le développement des compétences dans SharePoint ne doit pas être considéré uniquement comme une nouvelle fonctionnalité destinée aux utilisateurs finaux. C’est également un sujet pour les administrateurs Microsoft 365, les propriétaires des données et les équipes responsables de la gouvernance. Les compétences fonctionnent selon les autorisations de l’utilisateur, mais elles nécessitent toujours une approche réfléchie de l’accès aux données, des étiquettes de confidentialité, de la rétention, de l’audit et de la qualité des sources.
Les entreprises qui souhaitent utiliser efficacement Copilot dans SharePoint doivent donc veiller non seulement aux licences, mais aussi à l’organisation de leurs bibliothèques de documents, à l’actualisation des contenus, aux autorisations appropriées ainsi qu’à des règles claires pour créer et partager les compétences. Plus la couche de données est bien préparée, plus l’IA apporte de valeur.
Comment préparer votre organisation à Copilot dans SharePoint ?
- Identifiez les processus récurrents liés au traitement des documents. Sélectionnez les tâches qui mobilisent régulièrement du temps pour de nombreuses personnes, par exemple les rapports, les briefs, les synthèses ou les revues de contenu.
- Définissez des normes de qualité. Déterminez les caractéristiques d’un bon résultat : structure, ton, longueur, éléments requis et critères d’évaluation.
- Organisez les sources de données. Vérifiez que les documents dans SharePoint sont à jour, correctement décrits et accessibles uniquement aux personnes habilitées.
- Commencez par un projet pilote. Testez les skills dans une équipe ou sur un processus avant de les déployer plus largement.
- Mesurez les résultats. Analysez si Copilot réduit le temps de travail, améliore la cohérence des documents et limite le nombre de corrections.
Copilot dans SharePoint évolue vers un outil capable d’améliorer concrètement le travail quotidien avec les documents, les connaissances et les processus. Les skills personnels constituent une étape importante vers une automatisation plus personnalisée et reproductible. Pour les entreprises, c’est l’occasion d’accroître la productivité, d’améliorer la cohérence du travail et d’exploiter plus efficacement les ressources stockées dans Microsoft 365.
FAQ
Qu’est-ce que Copilot dans SharePoint ?
Copilot dans SharePoint est une fonctionnalité de Microsoft 365 Copilot qui aide les utilisateurs à travailler avec les contenus stockés dans SharePoint. Elle peut notamment servir à poser des questions sur les documents, créer des pages, synthétiser des informations, générer des rapports et lancer des processus récurrents à l’aide du langage naturel.
Que sont les skills dans Copilot dans SharePoint ?
Les skills sont des instructions enregistrées pour Copilot, qui permettent d’exécuter des tâches répétitives d’une manière définie. Ils peuvent par exemple aider à préparer des rapports, résumer des documents, analyser des contenus ou appliquer les standards de communication de l’entreprise.
Quelle est la différence entre les skills personnels et les skills associés à un site ?
Les skills personnels peuvent être utilisés sur différents sites SharePoint et dans OneDrive ; l’utilisateur n’a donc pas besoin de les recréer dans chaque espace de travail. Cela est utile lorsqu’une personne utilise régulièrement le même format de rapport, de brief ou d’analyse dans différents projets.
Les skills dans Copilot dans SharePoint augmentent-ils l’accès aux données ?
Non. Les skills ne doivent pas étendre les autorisations de l’utilisateur. Copilot fonctionne dans le cadre des accès dont dispose déjà la personne concernée. C’est pourquoi une gestion appropriée des autorisations, des étiquettes de confidentialité et de la structure des documents dans SharePoint est si importante.
Pour quels services Copilot dans SharePoint peut-il être particulièrement utile ?
Les équipes qui travaillent intensivement avec les documents et les connaissances peuvent en tirer le plus de valeur : marketing, ventes, RH, finance, juridique, conformité, service client, informatique et opérations. Dans ces domaines, la répétabilité des processus et la cohérence des contenus revêtent une grande importance.
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